El comportamiento en reuniones de trabajo, ya sean presenciales o virtuales, es crucial para proyectar profesionalismo, contribuir al objetivo del encuentro y fomentar relaciones laborales positivas. A continuación, se amplía el tema de cómo comportarse adecuadamente en estos contextos:
1. Antes de la reunión
Presenciales:
- Preparación previa: Conoce los objetivos de la reunión, revisa la agenda y lleva contigo los materiales necesarios (documentos, presentaciones, libretas).
- Puntualidad: Llega unos minutos antes para evitar interrupciones. Ser puntual demuestra respeto por el tiempo de los demás.
- Imagen personal: Asegúrate de vestir de forma adecuada al código de vestimenta de la empresa y al contexto del encuentro.
Virtuales:
- Pruebas técnicas: Verifica tu conexión a internet, cámara, micrófono y la plataforma que se usará (Zoom, Teams, etc.).
- Fondo y entorno: Selecciona un lugar silencioso con un fondo limpio o profesional, evitando distracciones visuales.
- Identificación: Configura tu nombre completo en la plataforma para que los demás puedan reconocerte fácilmente.
2. Durante la reunión
Presenciales:
- Saludo y presentación: Saluda con cortesía a los asistentes al llegar. Si hay personas nuevas, preséntate brevemente.
- Lenguaje corporal: Mantén una postura erguida, haz contacto visual y asiente para mostrar interés.
- Intervenciones claras y breves: Habla solo cuando sea necesario, evita interrumpir y respeta los turnos de palabra.
- Toma de notas: Lleva un cuaderno o dispositivo para apuntar temas relevantes, lo cual muestra interés y facilita el seguimiento.
Virtuales:
- Silencio inicial: Mantén el micrófono en silencio mientras no hables, para evitar ruidos de fondo que puedan distraer.
- Cámara activa: Siempre que sea posible, mantén la cámara encendida para fomentar la conexión visual y mostrar tu atención.
- Participación estructurada: Usa las funciones de la plataforma, como "levantar la mano" o el chat, para intervenir de forma ordenada.
- Evita distracciones: No revises correos, redes sociales ni mensajes durante la reunión; tu atención debe estar completamente en el encuentro.
3. Comportamiento general
- Escucha activa: Presta atención a quien habla, evitando interrupciones. Esto es clave tanto en reuniones presenciales como virtuales.
- Respeto por los tiempos: Sé breve en tus intervenciones y ajusta tu discurso al tiempo asignado.
- Resolución de conflictos: Si surge un desacuerdo, mantén la calma y plantea tus puntos de forma respetuosa y profesional.
- Manejo del celular: En reuniones presenciales, pon tu teléfono en silencio y evítalo a menos que sea absolutamente necesario. En reuniones virtuales, tampoco revises tu dispositivo constantemente.
4. Al cierre de la reunión
Presenciales:
- Preguntas y aclaraciones: Si tienes dudas, aprovecha el espacio al final para plantearlas.
- Agradecimientos: Agradece al organizador y a los participantes por el tiempo y las contribuciones.
- Seguimiento: Si se han asignado tareas o compromisos, asegúrate de cumplirlos en tiempo y forma.
Virtuales:
- Confirmación de acuerdos: Recapitula los puntos principales y los pasos a seguir si es necesario.
- Agradecimientos digitales: Usa el chat para enviar un mensaje breve de agradecimiento al organizador y los asistentes.
- Revisión de grabaciones o notas: Si la reunión fue grabada, revísala o consulta las actas para asegurarte de no haber pasado nada por alto.
5. Consideraciones adicionales
- Lenguaje inclusivo y profesional: Evita expresiones informales o excluyentes. Sé claro, respetuoso y profesional en todo momento.
- Adaptación cultural: Si participas en reuniones internacionales, ten en cuenta diferencias culturales en términos de comportamiento, puntualidad y formas de comunicación.
- Feedback: Si organizaste la reunión, considera solicitar retroalimentación para mejorar futuros encuentros.
Un comportamiento profesional en reuniones refuerza tu credibilidad, fortalece las relaciones laborales y contribuye a un ambiente de trabajo eficiente y colaborativo.
Benito Sacristán, Pilar. Guía de estilo: Protocolo y etiqueta en la empresa. Esic Editorial, 2008.